Bir Defter Sayfasından Başlayan Değişim: Kurumsallaşmanın Temel İlkelerini Öğrendiğim Gün
Kayseri’de soğuk bir kış akşamıydı. Penceremin kenarında oturmuş, her zamanki gibi günlüğümü açmıştım. Yirmi beş yaşındaydım ve hayatımın en karmaşık dönemlerinden birinden geçiyordum. Bir yandan geleceğimi kurmaya çalışıyor, diğer yandan çevremde gördüğüm insanların başarı hikâyelerini anlamaya uğraşıyordum.
O gün günlüğüme yazdığım ilk cümle hâlâ aklımda:
“Bazen bir şeyin büyümesini istemek yetmiyor, onu büyütecek düzeni de kurmak gerekiyor.”
Bu cümleyi neden yazdığımı o zaman tam bilmiyordum. Sadece içimde büyük bir hayal kırıklığı vardı. Yakın bir arkadaşımın ailesine ait küçük işletmede yaşanan sorunları gördükçe üzülüyordum. Yıllardır emek verilen, herkesin tanıdığı, kaliteli ürünleriyle sevilen bir yerdi. Fakat içeride işler hiç dışarıdan göründüğü gibi değildi.
Bir gün dükkâna gittiğimde yaşanan küçük bir tartışmaya şahit oldum. Müşteri siparişiyle ilgili bir sorun çıkmıştı. Çalışanlar birbirini suçluyor, kimse sorumluluğu üzerine almak istemiyordu. Arkadaşımın babası ise yorgun bir şekilde herkesi sakinleştirmeye çalışıyordu.
O an içim burkuldu. Çünkü ortada kötü niyet yoktu. Herkes gerçekten elinden geleni yapıyordu. Ama eksik olan bir şey vardı: sistem.
O gece günlüğümde uzun uzun düşündüm. Bir işletmeyi sadece çok çalışmak mı büyütürdü? Yoksa görünmeyen başka kurallar mı vardı?
Araştırmaya başladığımda karşıma çıkan cevap şuydu: Kurumsallaşma.
Kurumsallaşmanın Anlamını İlk Kez Gerçekten Hissettiğim An
Kurumsallaşma kelimesini daha önce duymuştum. Fakat açıkçası bana biraz soğuk ve uzak geliyordu. Büyük şirketlerin kullandığı resmi bir kavram gibi düşünüyordum. Oysa zaman içinde anladım ki kurumsallaşma, sadece büyük firmalara ait bir süreç değildi.
Küçük bir aile işletmesinden büyüyen bir şirkete kadar herkesin ihtiyacı olan bir anlayıştı.
Kurumsallaşma; bir işletmenin kişilere bağlı kalmadan, belirli değerler, kurallar ve sistemler doğrultusunda devam edebilmesini sağlamaktı.
Bunu fark ettiğimde büyük bir heyecan hissettim. Çünkü daha önce gördüğüm sorunların çoğunun aslında insanların yetersizliğinden değil, düzen eksikliğinden kaynaklandığını anladım.
Bir insan ne kadar yetenekli olursa olsun, sürekli değişen ve büyüyen bir yapıyı tek başına taşıyamazdı. Bir gün yorulur, bir gün hata yapar, bir gün yetişemezdi.
Ama iyi kurulmuş bir sistem, insanların gücünü bir araya getirirdi.
İlk İlke: Net Bir Vizyon ve Ortak Bir Amaç Oluşturmak
Kurumsallaşmanın temel ilkeleri nelerdir diye sorduğumda ilk karşıma çıkan konu vizyon oldu.
Bir akşam arkadaşım ile dükkânın önünde oturuyorduk. Hava soğuktu, Kayseri sokaklarında hafif bir sessizlik vardı. Ona sordum:
“Beş yıl sonra bu işletmeyi nerede görmek istiyorsun?”
Uzun süre düşündü. Sonra omuzlarını silkti.
“Aslında hiç böyle düşünmedim. Sadece günü kurtarmaya çalışıyoruz.”
Bu cümle beni çok etkiledi.
Çünkü bir işletmenin sadece bugünü değil, yarını da düşünmesi gerekiyordu. Vizyon; gelecekte ulaşılmak istenen noktayı gösteren bir pusulaydı.
Eğer çalışanlar, yöneticiler ve işletme sahibi aynı hedefe bakmıyorsa herkes farklı yöne yürür. Bir kişinin hızlı koşması, diğerlerinin yanlış yöne gitmesini engellemez.
Kurumsallaşmış işletmelerin en önemli özelliklerinden biri, herkesin anlayabileceği açık bir amaçlarının olmasıdır.
İkinci İlke: Profesyonel Yönetim Anlayışı
Beni en çok etkileyen konulardan biri de profesyonel yönetimdi.
Çünkü birçok işletmede kararlar bazen duygularla veriliyor. Özellikle aile şirketlerinde bu durum daha fazla görülüyor.
Arkadaşımın işletmesinde de benzer bir durum vardı. Yıllardır orada çalışan bir kişi, sadece eski olduğu için bazı konularda söz sahibi oluyordu. Ancak görev tanımı net olmadığı için zaman zaman sorunlar yaşanıyordu.
Bunu gördüğümde hem üzüldüm hem de şaşırdım.
Bir insanın işletmeye yıllarını vermesi çok değerliydi. Fakat sevgi ve bağlılık, profesyonel kuralların yerine geçmemeliydi.
Kurumsallaşmanın temel ilkelerinden biri, doğru kişinin doğru görevde olmasıdır.
Görevler açık şekilde belirlenmeli, sorumluluklar paylaşılmalı ve karar süreçleri kişisel ilişkilerden bağımsız yürütülmelidir.
Bu yaklaşım insanları değersizleştirmez. Tam tersine herkesin katkısını daha görünür hale getirir.
Üçüncü İlke: Kurallar, Süreçler ve Düzen
Bir gün işletmenin depo bölümüne girdim. Küçük bir karışıklık vardı. Bazı ürünlerin nerede olduğu bilinmiyor, sipariş hazırlarken zaman kaybediliyordu.
O an fark ettim ki bazen büyük sorunlar, küçük düzensizliklerin birikmesiyle ortaya çıkıyordu.
Kurumsallaşmanın önemli bir parçası süreç oluşturmaktır.
Bir işin nasıl yapılacağı kişilerin hafızasında değil, belirli yöntemlerde yer almalıdır.
Örneğin:
- Yeni çalışan nasıl başlayacak?
- Müşteri şikâyetleri nasıl değerlendirilecek?
- Sipariş süreci nasıl takip edilecek?
- Görev değişiklikleri nasıl yönetilecek?
Bu soruların cevapları belli olduğunda işletme daha güçlü hale gelir.
Çünkü sistem varsa hata azalmaya başlar. İnsanlar ne yapacağını bilir ve belirsizlik ortadan kalkar.
Dördüncü İlke: İnsan Kaynağına Değer Vermek
Kurumsallaşmanın sadece kurallardan ibaret olmadığını zamanla öğrendim.
Bir işletmenin kalbi insandır.
Bir akşam günlüğüme şunu yazmıştım:
“Duvarları güçlü olan bir bina bile içinde insan yoksa sadece boş bir yapıdır.”
Şirketler de böyledir.
Çalışanların kendini değerli hissetmediği bir yerde uzun vadeli başarı zorlaşır. İnsanlar sadece maaş için değil, ait oldukları yer için de çalışırlar.
Kurumsallaşmış işletmeler çalışanlarını geliştirir, eğitim fırsatları sunar ve onların fikirlerine önem verir.
Arkadaşımın işletmesinde küçük bir değişiklik yapıldı. Çalışanların haftada bir kez fikirlerini paylaşabileceği kısa toplantılar düzenlendi.
Sonuç inanılmazdı.
Daha önce sessiz kalan insanlar öneriler sunmaya başladı. Herkes kendini sürecin bir parçası olarak görmeye başladı.
Bunu gördüğümde gerçekten mutlu oldum.
Çünkü bazen büyük değişimler, insanların sesini duymakla başlar.
Beşinci İlke: Şeffaflık ve Kurumsal Kültür
Kurumsallaşmanın bir diğer önemli noktası güven ortamıdır.
Bir işletmede insanlar neyin neden yapıldığını bilmiyorsa zamanla huzursuzluk oluşur.
Şeffaflık, çalışanların yönetime güvenmesini sağlar.
Kurumsal kültür ise bir şirketin karakteridir. Bir işletmenin müşteriye nasıl davrandığı, çalışanlarına nasıl yaklaştığı ve kararlarını hangi değerlere göre verdiği onun kültürünü oluşturur.
Ben bu konuyu düşünürken kendi hayatımı da sorguladım.
Çünkü aslında insanlar da bir anlamda kendi hayatlarını yönetirler. Düzenli olmak, hedef belirlemek, sorumluluk almak ve değerlerine sahip çıkmak kişisel kurumsallaşma gibiydi.
Bu düşünce bana umut verdi.
Değişimin Küçük Bir Adımla Başladığını Görmek
Aylar sonra aynı işletmeye tekrar gittim.
İlk dikkatimi çeken şey çok büyük bir değişiklik değildi. Yeni tabela yoktu, büyük reklam kampanyaları başlamamıştı.
Ama içeride farklı bir hava vardı.
Çalışanlar ne yapacağını daha iyi biliyordu. Müşteri talepleri daha hızlı çözülüyordu. Herkes daha sakindi.
Arkadaşım bana gülümseyerek:
“Eskiden sürekli yangın söndürüyorduk. Şimdi ise gerçekten işimizi geliştirmeye zaman ayırabiliyoruz.”
dedi.
Bu cümle beni çok etkiledi.
Çünkü kurumsallaşmanın amacı aslında buydu. İnsanları daha fazla çalıştırmak değil, daha doğru çalışmayı sağlamaktı.
“Kurumsallaşmanın temel ilkeleri nelerdir” hakkındaki meraklarınızı giderebildiysek ne mutlu bize. Blackrose ailesi olarak her zaman yanınızdayız!
Günlüğümde Kalan En Büyük Ders
O gece yine günlüğümü açtım.
Sayfanın başına şu cümleyi yazdım:
“Büyümek isteyen herkes önce sağlam bir temel kurmalı.”
Kurumsallaşmanın temel ilkeleri; vizyon sahibi olmak, profesyonel yönetim oluşturmak, süreçleri düzenlemek, insanlara değer vermek, şeffaf bir kültür geliştirmek ve sürekli gelişimi benimsemektir.
Bunlar sadece şirketlerin değil, hayatın da temel taşlarıdır.
Kayseri’de küçük bir işletmede gördüğüm o karmaşa bana önemli bir ders verdi. Başarı sadece emekle gelmez. Emeğin doğru yönlendirilmesi gerekir.
Bugün geriye dönüp baktığımda o gün yaşadığım hayal kırıklığına bile teşekkür ediyorum. Çünkü o duygu beni düşünmeye, araştırmaya ve öğrenmeye yönlendirdi.
Bazen bir sorunu görmek, yeni bir başlangıcın kapısını açar.
Ve bazen küçük bir dükkânın içinde başlayan bir hikâye, insana hayat boyunca unutamayacağı büyük dersler verir.